不動産と呼ばれる物件は、必ず売主か管理会社が存在します。

仲介会社は、その双方から入居付けと物件管理を任せてもらい、仲介手数料や管理料を支払ってもらいます。

しかし、仲介会社がその物件を紹介する際、すでに契約が決まっていたり、入居が住んでいる状況だと、顧客からクレームが入ります。

そのため、空室状況や販売状況を随時チェックする必要があります。

物確は、賃貸・購入のどちらのパターンでも必要です。

営業マンにとって、物確は必須業務ですが、担当物件が多ければそれだけ手間と時間がかかります。

そのため、残業・休日出勤で対応している営業マンも少なくありません。

不動産業界に対し、就業時間の長さなどからブラック業界というイメージを持っている方もいます。

実際、厚労省が令和3年に実施した「産業別の入職と離職 」では、「入職者　87.2千人」に対し、「離職者　90.74千人」という結果も出ています。高齢化も進んでいますが、離職者の方が上回っているのが現状です。

なお、この背景における、物確によって発生する休日出勤や残業が関係していると考えられます。

ここからは、不動産業界がブラック業界と呼ばれる一つの要因の物確が、抱える3つの課題について解説していきます。

確認が必要な物件数が多く他の作業に支障が出る

不動産営業マンは、一人当たりの担当する物件が多く、1日中物確に時間が取られることも少なくありません。

一件で数分でも、数十件だと平均で1〜2時間の時間を取られます。休日や終業後でも問い合わせがあり、心身ともに休まらない場合もあります。

そして物確だけでなく、その後の内見スケジュール調整や、他業務との平行もしなければなりません。

結果的に、物確を休日や残業でした方が楽というパターンになるんです。

確認作業のミスが多い

不動産業界は、まだデジタル化が進んでおらず、アナログ業界と呼ばれることもあります。

そのため、FAXやメールの確認漏れや、データの入力ミスなどが発生しやすくなるでしょう。

特に、繁忙期は問い合わせも増えるため、ヒューマンエラーも起きやすくなります。

保有物件の数は増えるほど売り上げは伸びますが、業務も同時並行で増えていきます。そういった要因が、ヒューマンエラーの要因ともいえるでしょう。

人手不足

上記でも触れましたが、不動産業界はブラック業界の声も根強く、離職率も低くはありません。

仲介会社は、担当物件も多く、特に繁忙期では人手不足が叫ばれている業界です。

営業マン一人が物確する件数は、多くて300件ほどに上り、常に時間に追われます。

しかし、システム化が上手くいき物確に割く時間を減らせても、人手が足らずに即日対応できなければ顧客は増えません。

人手不足の解消は簡単ではないですが、すぐにでも解決したい問題の一つです。

まだまだ業界では負担の大きい物確ですが、効率化を図るためのシステム化が進んでいます。

このシステムを導入することで、営業1人にかかる負担が軽減されます。

ここからは、システム効率化の内容について解説していきます。

システムの自動化

今まで物確の連絡は、電話・FAXが主流ゆえ、営業時間外でも即日対応の必要があったため、営業マンの負担も増えます。

その負担がかかる物確ですが、システム化を進めることにより電話自動応対・FAX自動応対が可能になりました。また、自動応対システムの促進で、24時間365日の対応が可能になり、より業務の効率化に繋がります。

顧客側も、気になったタイミングでいつでも問い合わせができるため、双方にとって大きなメリットといえるでしょう。

問い合わせフォーマットを統一

アナログ業界と呼ばれる不動産業界は、通信手段の整備が不十分でした。

そこで、仲介会社の問い合わせフォーマットを一つにまとめるのも、有効な手段の一つです。

電話・FAX・メールなど様々な媒体をまとめることで、時間の短縮にも繋がります。

ホームページでの問い合わせのみなど、絞ることができれば人員コストの削減にもなります。

データベースの統合

仲介会社での物件情報管理は、Excelやファイル閉じなどで一件ずつ管理されているケースも少なくありません。

特に、中小企業ではまだまだアナログな手段をとっています。

しかし、随時確認する必要もあり、情報共有も難しいです。

データベースの統合を実施すれば、一人が更新すればすぐに確認でき、情報の伝達もスムーズに行えるでしょう。

物確の業務効率化について解説しましたが、システム化を進めることで更なる効果を期待できます。

ここでは、物確と合わせて効率化・コスト削減ができる改善点を3つ紹介します。

内見予約

ポータルサイトなどで内見までできる仲介会社も多いですが、電話での受け答えをしている会社も少なくありません。

特に、3〜4月の春先は、入居が増える繁忙期と呼ばれる時期になります。

例えば、内見予約を問い合わせフォームから確保できるようにすれば、Web上で完結できるようになります。

また、顧客側も好きなタイミングで予約ができるのが嬉しいポイントです。

しかし、万が一物確を怠り、間違った情報を載せてはならないため、仲介会社と管理会社の更なる協力が必要になってきます。

契約手続き

契約手続きは、顧客が不動産会社に出向き、対面での契約手続きが主流でした。

しかし、2022年から電子手続きが可能となり、契約書手続きや宅建保持者でしか扱えない重要事項説明もweb上で完結します。

遠方からわざわざ手続きのために来る必要がなくなるため、顧客にとっては大きなメリットになります。

ただし、営業マンの書類郵送にかかる時間や、契約に割く時間も減り、コストの削減にも繋がります。

図面請求

不動産会社は、自社保有物件の図面を請求されればその都度準備し、送信する必要があります。

仲介会社から問い合わせがあった場合、わざわざファイルから取り出し、FAXやメールを送信する手間が発生します。

しかし、システム化が進むことで、管理されているデータベースから図面の自動照合から送信ができます。

番号特定から送信まで行ってくれるので、他の業務に割く時間も増えます。

物確は、営業マンにとって時間と手間を取られる作業の一つです。

しかし、記載の方法を取ることで、コスト削減にもなり業務の効率化も図れます。

内見予約、契約手続きなど、同様の方法でシステム化が進められるので、日々の業務で改善できる点を見つけてみるのはいかがでしょうか。