ここからは、上記の書類の内容をより詳しく解説していきます。

ケースによって19種類が全て必要な訳ではありませんが、急に必要になった時に焦らないように確認しておきましょう。

①レントロール（家賃表）

ビルの賃料や共益費用、テナントの情報などがまとめてある書類をレントロールと呼びます。

レントロールは、以下のようなイメージでテナントの情報が一覧でまとめられています。

契約内容がどうなっているのか、契約終了までの残り時間はどれくらいかなどを不動産会社や買主はチェックをして、ビルの評価をしていきます。

レントロールはフォーマットに則り、自分で作成することも多いです。ちなみに、フォーマットはネットで簡単に取得することができます。

不動産会社が査定時にも参考にする重要書類なので、ビル売却を検討した段階で作成しておくことをおすすめします。

②登記事項証明書(登記簿謄本)

以前までは登記簿謄本と呼ばれていましたが、現在は登記事項証明書として、コンピューターで一括管理されています。

こちらの書類は建物と土地に分かれており、合わせて売る際は2枚取得する必要があります。

登記事項証明書は法務局窓口で申請をして取得できます。遠方の方や多忙な方はネットで郵送依頼をすることも可能です。

こちらの書類は、不動産会社との契約(媒介契約)段階で必要になることも多いです。

③建物図面

建物の間取りなど、詳細な様子が記載されている資料です。

広告作成時の参考になる他、修繕前の状態を知る手がかりにもなります。

図面は登記所で取得することができます。

④公図

土地の境界や建物の位置を確認する書類です。

公図を取得する目的は、主に現況と記載内容が一緒かを確認するためです。

もし敷地の実際の境界が公図と違っていれば、売却前に測量を依頼する必要があります。

公図は法務局から取得するようになります。

⑤建築確認済証

ビルの建築時や購入時にもらった書類で、ビルが建築基準法の条件をクリアしていることの証明となります。

これがあることで、円滑な売買が可能となります。

建築確認済証は自分で保管していたものを使うか、施工した会社に問い合わせて取得をします。

⑥住宅地図

住宅地図は、ビルの周辺環境やアクセスを確認する際に効果的な資料です。

特に重要なのが駅からビルまでの距離で、徒歩分数が1分変われば査定評価も大きく変わります。

地域の住宅地図は、よっぽどのことがない限り不動産会社が各自保管しています。

⑦固定資産評価証明書

ビルの固定資産としての評価額が記載されている資料で、固定資産税がいくらか計算する際の根拠となります。

この資料を提出することで評価を不動産会社に知らせることになりますし、税額がいくらか買主に知らせることもできます。

最も頻度が高いのは、年の半ばでビル売買をおこなった時、固定資産税を日割り計算するために参考にする場合です。

→不動産売却した年の固定資産税は誰が支払う？どう精算する？精算の方法・注意点を解説

こちらの書類は自宅に郵送されてくるので、保管をしておけばすぐ利用できます。

⑧地積測量図

地積測量図は土地の形や大きさが詳しく記載された書類です。

土地の面積だけでなく、形も評価に大きく影響するため、土地ごとビルを売る際は重要な資料となります。

こちらも、法務局で取得することができます。

⑨修繕履歴一覧表

修繕履歴は、今までにおこなったリフォーム等を一覧で記載した表です。

今までどこを修繕したかが分かれば、より正確な査定額を算出することができます。

また、しっかり修繕していると買主に知らせることで、「管理が行き届いている」「購入後すぐにコストがかかる可能性が低い」と評価され、成約率がアップします。

⑩管理経費一覧表

管理経費一覧表は、その名の通りビルを管理する中で必要になった経費の一覧表です。

こちらを自分で付ける場合は、「勘定奉行」などのフリーソフトを利用すれば、そこまで大変ではないでしょう。

⑪設備などの点検報告書

ビルの設備点検報告書も提出することをおすすめします。

こちらは防災上の参考資料になるほか、設備の故障の有無の証明にもなります。

⑫登記済証(登記識別情報)

こちらの書類は、正式な手続きを終えて、現在はビルの正当な所有者だと証明する書類です。

ちなみに、2006年以前に発行されたものは登記済権利書、それ以降は登記識別情報と呼ばれます。

こちらは所有権の移転登記などに必要になってきます。

自宅で保管しいてるケースも多いですが、見当たらない場合は法務局や司法書士に相談してみましょう。

⑬付帯設備表

付帯設備表は、その名の通りビルの設備の有無と、故障・不具合などの備考がまとめられた書類です。

主に、以下のような項目に分けて設備の状況をチェックしていきます。

• 給湯関係
• 水回り関係
• 空調関係
• 証明関係
• 収納関係
• 建具関係
• その他設備

ネットでフォーマットは簡単にダウンロードできるので、それに沿って自分で記入していきましょう。

設備に関しては、この表をもとに売主から買主へ説明する義務があります。なので、内見が始まる前に作成しておきましょう。

⑭管理規約

管理規約は、非常時の対応方法や設備利用時の注意点など、細かいルールが記載された資料です。

自分で保管している場合もありますが、サブリース契約などで管理会社が別にいる場合は問い合わせておく必要があります。

⑮身分証明書

身分証明書は各種契約時に必要となる書類です。

運転免許証やパスポートなど、顔写真付きのものを準備しておくと良いでしょう。

身分証明書の記載住所が現住所と異なる場合は、直近の公共料金明細などを合わせて提出する必要があるので注意しましょう。

⑯印鑑登録証明書

ビル売買の契約は、必ず実印と印鑑登録証明書が要ります。

印鑑登録がまだの方は、できるだけ早く手続きを済ませておきましょう。

→不動産売却に必要な印鑑証明の内容と印鑑証明書発行までの流れ

ちなみに、印鑑登録証明書は直近3か月以内に取得したものしか効果がないので注意が必要です。

⑰納税納付書(事業主の場合)

ビルの売主が事業主で、毎年確定申告をおこなっている場合は、その納税納付書も必要になります。

この書類が役立つのは、主に消費税がかかるかどうかの判断です。

事業物件を売却した場合、2期(年)前の課税売上高が1,000万円を超えていると、売却価格に消費税が課されます。

消費税がかかるかどうかはビル売却の重要なポイントとなるので、書類準備をしっかりやっておきましょう。

→不動産売却で消費税はかかる？譲渡損失と課税・非課税の条件と課税額の計算方法・注意点

⑱委任状(代理を立てる場合)

ビルの持ち主が遠方に住んでいたり、病気を患っていたりする場合は、代理人を立てて売却してもらうこともできます。

この時に作成する書類が委任状です。

委任状は不動産会社にいえば白紙のものをもらえるでしょう。自分で作成することも出来ますが、その際は以下の重要項目を必ず記載するようにしましょう。

1. 売却可能な価格条件
2. 手付金の金額
3. 引き渡し日(予定)
4. 契約解除時の違約金額
5. 公租公課の分担起算日・お金の支払い日
6. 代金・費用の取り扱い方法
7. 所有権移転登記などの申請手続きの方法
8. 上記の条件に当てはまらないケースをどう処理するか
9. 委任状の有効期限

代理人に全ての手続きを許可すると、勝手に安値で売ってしまうこともできます。

こうならないように、権限をどこまで許可するのか明記しておきましょう。

⑲住民票

住民票は本人証明の他、売主から買主に所有権を移転させる際などにも必要となります。

住民票のコピーは知っての通り、役所で取得することができます。

ここまでビル売買に必要な書類19種類の説明をしましたが、これ以外にも使えそうな書類があったら揃えておくことをおすすめします。

たとえば、敷地の地盤調査書などがある場合は、買主にも大きなアピールとなるでしょう。

ビル売却では型にはまらず、魅力を柔軟にアピールしていくことが求められます。